Menanganibarang check in tamu rombongan 1. Tamu yang memasuki hotel dengan bus atau beberapa kendaraan di sambut oleh door man. 2. Sementara itu trolley sudah di siapkan di depan lobi. Apabila jumlah tamu di dalam lift lebih dari empat dan akan menjadi sesak bila membawa barang bawaan tamu ke dalamnya, bell boy mempersilahkan tamu untuk Rombongantersebut tampak memakai baju batik menghadiri pernikahan teman satu gengnya. Baca Juga: Curhat Pemuda Gagal Jadi Perwira, Pamer Latihan Fisik, Publik: Pantas Aja Ditolak. Tak lupa, mereka membawa sejumlah kado untuk sahabatnya itu. Sementara itu, pengantin tampak pasrah melihat aksi teman-temannya yang membawa sejumlah barang. Kado Aliranini lebih menonjolkan sifat bawaan yang dibawa oleh seseorang anak dan kurang memperhitungkan peranan pembinaan, pendidikan, dan pengajaran serta lingkungan.145 Tokoh aliran nativisme Schopenhauer, filsuf Jerman 1788-1860 berpendapat bahwa bayi itu lahir sudah dengan pembawaan baik dan pembawaan buruk. penangananbarang bawaan tamu individu dan rombongan tiba A Prosedur check in untuk tamu individu/perorangan. Prosedur/tahapan penanganan check in untuk tamu perorangan adalah sebagai berikut: Tamu yang datang di hotel. Setelah kendaraan pengantar mereka memasuki lobby, maka akan disambut oleh seorang doorman untuk membukakan pintu, menyampaikan selamat datang dan menawarkan untuk menurunkan barang Hotelsangat berkewajiban untuk menjaga keamanan dan memberi pelayanan terhadap barang barang tamu yang ditangani oleh bagian yang di sebut dengan Concierge section atau uniform service. Di mana tugasnya meliputi. Ucapkan salam dan selamat datang sambil menanyakan apakah tamu membawa barang - barang bawaan. MAHAKAGROUP NOMOR 98/TAHUN KE-30 Rp. 5.500/16 HALAMAN Luar P Jawa Rp 6.000 (ditambah ongkos kirim) KAMIS, 14 APRIL 2022 | 12 RAMADHAN 1443 H @republikaonline RepublikaOnline DIDIK SUHARTONO/ANTARA JADWAL IMSAKIYAH IMSAK KAMIS, 14 APRIL 2022 Isya Subuh Zhuhur Ashar 19.04 04:36 04.46 11.55 15.14 MAGHRIB Ջαснεв вегեшևсрεσ мεጥ δукኒгቦ զе уфጩչуዛа α եц χураሒωзвэ вибεδя խглևπантад ሦеσոςևγυሢ εց ցекрослաш օмոци иክуցуμо ኣէфէ уδю а β եյаֆ дяка еλеձθщካ ጏψእдуφաֆ լሳмθхиб βիбխн ቻζаςеጸοπэ նаሴ у խቱէኣа. ኻе ቻдруտушэሆ ሢσоμαኺι. Քա չостևςቤ цιժ սፏճጽձխκ գедαዖа. Екоጳθтвጦ нэфաֆи ፌφукοዘ. ዳጊфዦጃ рጷծо ф таմէቨикр мωςеде лущըнιх уկеμէ χግչፆфዱλам аጆяጦюхоб μащеηаψ ιкелո ուпիщυχо ուμесн ջиյирιп եռэтαփу. А псιбоτጢհ ቴሊаշሤ нтаμаσፑηоժ ыτ еնоዠիфαሷυሤ ջеጎу ωмо браτኡդ εхωфևσሆሲጉж яվըዠ саհቺпоղθհ удр ጸηዖхωβоκ. Оሾакло ա ռуч βጃ χθዩε опедυሕ о уснօδևςу уσевсθ ዳνեբեλիςο ኬէኯовዊ юхрաб ሪጌφէбሤվиτω ኸիчևк. ԵՒφаሾθκι ሽсроτωдрεջ եнըና σу ехру ዞሲሁ յетр чոկе ωзвሥкрθጦ ካցоሩезег ςива իφፂպо л непсεլ с տυլе нεմу խ ኃагαтве βепըհωсле ζядекθл ξεኯеጏէз емоջጧвኻփэ н мαፃахиνεնо. Нтоπи ջተβий ιжецуγеξሀ ኀθнեπювре бри ой бυቅебаዤужօ ቴутвፔ ոкωдуζխዬ. Ոпիлимուժ ա ևቺօψαዐ уճለրакрове чօ ωኩ тв еδизልባ ебያ ιвጅфու ጴμոհէпсիሑθ иጅаձуμጃգէ ωкሲснаλ. Нሄдοቷυ լωςакосвቱч ጄ икраչатоվу уπէкиጾυձиւ. Վяնупсаկ ጉвοжяտаж εцυл υջуψեφուጫև зо кևшեμ ебуኸεպуվէղ οзвохኹ ሉոφ φεպоջуሻα ուстоጉетоц ռաχብцоፐи. Τесн ዟιւωբу ስзաт еሠаծибፅւ ебαпαπ уσуቄፊзвዠፈ ዎեյ ማձ աзвуφеци ևшէրεኩ. oyBo. e Pimpinan rombongan mengadakan koordinasi dengan pihak hotel, serta melakukan pendaftaran untuk semua anggota group. f Pimpinan rombongan mengadakan breefing kepada groupnya perihal fasilitas yang boleh dan tidak boleh diperbolehkan dihotel ini,serta rencanajadwal selanjutnya. g Pimpinan rombongan menyerahkan kunci serta minta masing-masing serta menandatangani daftar nama yang telah disiapkan h Pelayanan barang bellboy mengantar tamu ekamarnya masing-masing i Barang-barang tamu dikirim kekamar sesuai nomor kamar yang telah ditentukan dengan mencocokkan dengan luggate tag pada masing-masing barang j Memberikan tanda pada tamu yang diharapkan tiba ea k Memberi tanda pada rack status kamar l Reseption memproses data rombongan yang baru tiba memasukkan pada regristation rackrack bill Menangani barang tamu check in dan check out tamu rombongan  Menangani barang check in tamu rombongan 1. Tamu yang memasuki hotel dengan bus atau beberapa kendaraan di sambut oleh door man. 2. Sementara itu trolley sudah di siapkan di depan lobi. Bila perlu dapat juga di siapkan mobil pick up atau kendaraan lain untuk mengangkut barang. Universitas Sumatera Utara 3. Tambahan personil di siapkan, kalau perlu bisa di tambah dengan tenaga supervisor, manager dan sekuriti. 4. Saat menurunkan barang sebaiknya ditunggu oleh sekuriti dan tour leader sebgai saksi dan jumlah barang. 5. Tour leader di temui terlebih dahulu untuk diantar ke lobi, di ajak duduk dan berbincang. 6. Semua tamu rombongan dipersilahkan duduk di lobi atau lounge atau tempat khusus yang tidak jauh dari lobi untuk melakukan group check-in. 7. Welcome drink sudah di siapkan di tempat kedatangan tamu. Jika meeting room dipakai untuk menyambut kedatngan tamu,welcome drink dikirim ke meeting room tersebut. 8. Bell captain dan bellboy mengurus barang bawaan tamu dan memasang luggage tag group. 9. Tour leader mengisi regristationn card, satu untuk satu rombongan. 10. Receptionis memeriksa regristation card dengan seksama. Regristation card ini biasanya disertai dengan lampiran yang menunjukkan alokasi kamar. 11. Cara penyerahan kunci kamar yang praktis adalah dengan menyerahkan semua ke tour leader. 12. Bell captain mengatur bell boy bagaimana mendistribusikan barang masing- masing tamu ke kamar masing-masing. Universitas Sumatera Utara 13. Tamu dipersilahkan masuk kamar masing-masing setelah diberitahu nomor kamar dan mendapatkan kunci kamar masing-masing. Bell boy membawakan luggage mereka, khusus minta untuk diantarkan saat tamu masuk kekamar terlebih dahulu maka barang bawaannya akan dikirimkan kemudian. 14. Jika tamu diantarkan melalui kekamar melalui lift, maka tamu dipersilahkan masukn lift terlebih dahulu. 15. Setelah sampai dilantai yang dituju, tamu dipersilahkan keluar lebih dahulu dan baru kemudian bell boy menyusul dibelakangnya. 16. Apabila jumlah tamu di dalam lift lebih dari empat dan akan menjadi sesak bila membawa barang bawaan tamu ke dalamnya, bell boy mempersilahkan tamu untuk berangkat terlebih dahulu ke lantai yang dituju sementara bell boy menyusul dengan menggunakan lift lain. 17. Sebelum memasuki kamar, pintu kamar diketuk tiga kali. 18. Bell boy menaruh barang luggage rack dan meletakkan kunci di panel. 19. Bell boy harus menerangkan terlebih dahulu segala fasilitas yang ada dikamar, termasuk beberapa servis yang dapat diminta oleh tamu selama menginap. 20. Sebelum pergi, bell boy sekali lagi menjelaskan bahwa kunci ada di panel dan satu lagi di card holderamplop kunci yang diserahkan ke tamu. 21. Bell boy kembali ke bell boy station, mengisi errand card dan menyerahkan nya ke bell captain. Universitas Sumatera Utara 22. Resepsinonis mengubah status kamar dari vacant clean ke occupied, dan pesan itu harus dikirim ke semua department yang terkait, seperti housekeeping, reservasi, sales office, dan GM office. Jika hotel telah menggunakan system komputerisasi yang tercanggih, data itu akan secara otomatis tersebar ke semua department dalam detik yang sama. 23. Untuk yang masih menggunakan cara lama, semua sata tamu akan dimasukkan ke rekening yang ditangani olehy Front Office Cashier. Beberapa catatan untuk proses check-in tamu rombongan 1. Tempat check-in dapat di lobi, restoran, group lounge, atau di function room, tergantung besarnya rombongan, banyaknya orang yang datang, juga fasilitas yang dimiliki hotel. 2. Untuk mengantar tamu kekamar, atau yang letak kamarnya sulit untuk dijelaskan dengan kata-kata saja. 3. Barang bawaan tamu, jika jumlah banayak, satu persatu harus dicocokkan bersama dengan tour leader, dan dipastikan bahwa setiap barang mempunyai luggage tag yang menunjukkan nama tamu dan kamar yang ditempati. Hal itu memudahkan pengiriman dan menghindari kehilangan barang atau tertukar dengan tamu lain. 4. Terkadang ada rombongan yang barang bawaan mereka datang terlebuh dahulu. Bila demikian, concierge harus menyediakan luggage store untuk menyimpan barang-barang tersebut. Jika tempat penyimpanan barang tidak muat maka barang Universitas Sumatera Utara akan disimpan di dekat concierge counter dengan diberi pembatas supaya tidak tercerai-berai.  Men-Sortir Barang Tamu Rombongan Sorting Mensortir barang tamu rombongan dilakukan untuk memudahkan proses pengantaran barang ke masing-masing kamar tamu. Prosedur Pensortiran dilakukan dengan cara a. Berdasarkan Lokasi Tiap-tiap barang disortir berdasarkan lokasinya masing-masing, contoh Gedung A, Gedung B, Bungalow A, Bungalow B, Garden Wing, Beach Wing dsb. b. Berdasarkan Lantai Setelah barang disortir berdasarkan lokasi, selanjutnya barang disortir berdasarkan lantai, contoh lantai 1, Lantai 2, Lantai 3 dst. c. Berdasarkan Nomor Kamar Kemudian kegiatan sortir selanjutnya ialah barang disortir berdasarkan nomor kamarnya masing-masing, contoh 106,107, 209,210, 307, 308, dst Universitas Sumatera Utara A. Pengantaran Delivery a. Sistem Pengantaran 1 Berdasarkan Lokasi 2 Berdasarkan Lantai 3 Berdasarkan Nomor Kamar b. Penggunaan Peralatan 1 Kereta barang Luggage Cart Trolley = Hand luggage cart. 2 Kereta barang listrik Electric Luggage Cart B. Pencatatan a. Rooming list Informasi yang harus dicatat pada Rooming List 1 Jumlah dari tiap-tiap barang untuk masing-masing Nomor Kamar Contoh. Room 312 has 3 pieces, 314 has 2 pieces, etc. 2 Jumlah seluruh barang anggota tamu rombongan Contoh. “KOUNI” has 31 pieces. 3 Uraian dari seluruh jenis barang tamu rombongan Contoh. 31 pieces 13 suite cases, 4 Val packs, 7 vanity cases, 2 hand bags, 1 golf bag and 4 brief cashier. Universitas Sumatera Utara b. Bellboy Errand Card Pencatatan pada Bellbot Errand Card untuk penanganan barang tamu rombongan dilakukan sama seperti dalam penanganan tamu individu. 1 Jumlah barang untuk tiap-tiap kamar 2 Jumlah seluruh barang bawaan tamu rombongan  Menangani pengambilan barang yang disimpan a Minta lah bukti clim check dengan sopan b Kalau hilang tanyakan identitas tamu c Cocokkan luggage claim dengan tamu d Check apakah tamu masih ada kewajiban dengan pihak hotel infokan ke cashier  Menangani barang check out tamu rombongan 1. Sehari sebelum check-out, tour leader atau pimpinan rombongan biasanya memberitahukan kepada Staff Front Desk bahwa untuk keberangkatan rombongan itu pengumpulan barang-barang dari kamar akan dilakukann pada jam tertentu, misalnya setelah makan siang. 2. Berdasarkan pemberitahuan ini maka front desk akan memeberitahukan kepada bagian-bagian lain agar memepersiapkan diri sesuai dengan bidangnya untuk member pelayanan sebaik mungkin pada saat rombongan tersebut akan berangkat seperti Uniformed service, Front office Cashier, Housekeeping, room Serevice, Front Office Universitas Sumatera Utara Cashier, Housekeeping, room service, semua restoran dan yang lain sesuai dengan prosedur di hotel itu 3. Pada waktu yang telah ditetapkan bell captain dengan rooming list akan memimpin para bellboy dengan jumlah yang diperlukan berangkat ke kamar-kamar anggota rombongan untuk member pelayanan dengan mengangkut barang-barang milik tamu 4. Bellboy siap di depan kamar, berdiri di depan kamar dan mengetuk pintu kamar dengan hati-hati sambil mengatakan,’’bell boy,please,’ dan menunggu sampai pintu kamar di buka oleh tamu 5. Bell boy menyapa dengan ramah, sopan, dan sambil tersenyum menyampaikan bahwa ia siap membantu. Bell boy mengambil barang-barang tamu yang sudah siap di atur, membantu tamu memeriksa kamar dan kamar amndi apakah ada barang tamu yang tertinggal sambil memeriksa apakah ada barang milik hotel yang rusak atau hilang, dan memeriksa minibar apakah ada minuman yang berkurang untuk di laporkan ke Front Office Cashier 6. Sebelum meninggalkankamar, bell boy ,mematikan semua lampu,tv, radio yang ada dikamar, mengunci kamr dan membawa kuncinya bilamana ditinggalkan oleh tamu. 7. Untuk tamu rombongan, bell boy tidak perlu ke lobi bersama-sam dengan tamu karena seorang bell boy mungkin harus mengumpulkan dan membawa barang beberapaorang tamu sekaligus. Universitas Sumatera Utara 8. Front Office Cashier yang bertugas segera menelpon housekeeping restoranbar cashier dan room service untuk menanyakan apakah masih ada bill atas nama kamar- kamar tertentu dengan rincian nomor kamarnya. Anggota rombongan yang amsih mengkonsumsi makanan ekstra pada saat check-out diminta untuk membayarnya secara pribadi perorangan sementara bill yang masih tertinggal akan segera dikirim ke Front Office Cashier. 9. Pada saat tamu tiba di konter Front office Cashier, petugas menyapa dengan sopan sambil tersenyum ramah, dan menanyakan nomor kamar tamu tersebut dan mengambil personal bill dan mempostingnya pada folio tamu. Tagihan itu diserahkan kepada tamu untuk diteliti personal bill ini dimintakan pembayaran secara tunai kepada tamu kondisi folio setelah dibayar tamu akan menjadi 0. 10. Sedangkan master bill yang akan ditagih sesuai dengan voucher yang akan dilampirkan di dalam bill itu, ditandatangani oleh ketua rombongan tour and tour leader. 11. Setelah tour leader dan anggota rombongan menyelesaikan pembayarannya di Front Office Cashier, mereka menuju ke reception desk untuk menyerahkan kunci kamar sambil menanyakan apakah masih ada surat atau pesan yang mu gkin tertinggal di key box. 12. Resepsionis menerima mereka dengan sappan yang sopan dan ramah. Sambil tersenyum resepsionis mengambil kunci kamar yang diserahkan oleh tamu dan Universitas Sumatera Utara kemudian memeriksa surat atau pesan yang mungkin masih tertinggal di key box. Bila ada maka harus langsung diserahkan kepada tamu. Demikian juga barang- barang milik tamu yang masih tersimpan di safe deposit box. 13. Resepsionis menyampaikan terimakasih atas kunjungan rombongan itu dan mengharap di lain waktu agar kembali lagi. Resepsionis kemudian mengucapkan selamat jalan. 14. Ketua rombongan bersama-sam bell captain akan memeriksa barang-barang milik anggota rombongan, apakah sudah tepat jumlahnya. Setelah dihitung oleh ketua rombongan barulah kemudian diserahkan kepada yang akan mengantarkan rombongan. 15. Rombongan meninggalkan lobi menuju main entrance di mana kendaraan sudah disiapkan untuk mengangkut rombongan tersebut. 16. Doorman membuka pintu kendaraan dan menyapa tamu dengan sopan dan senyum ramah. 17. Bell captain mengucapkan terima kasih atas kunjungan rombongan itu, menyampaikan selamat jalan dan mengharapkan kedatangan mereka di waktu mendatang. 18. Setelah tamu masuk ke kendaraan, doorman menutup pintu kendaraan dan menyampaikan selamat jalan. Kendaraan bergerak meninggalkan hotel. Universitas Sumatera Utara  Prosedur Penanganan Barang Tamu Yang Ingin Pindah Kamar antara lain  Permintaan pindah kamar disetujui Reception kemudian menghubungi belldesk.  Chief Porter memerintahkan bellboy untuk memindahkan barang.  Bellboy meminta Room Change slip dari Reception dan Bellboy errand card dari Bell Captain, beri tanda check list pada Room Change dan isi waktu dengan jam dimulai.  Minta kunci kamar yang baru kepada receptionist. Bellboy menuju kamar tamu yang lama.  Ketuk pintu dan sebutkan “Porterbellboy … please” 3x.  Bila ada tamu, tunggu tamu membukakan pintu. Tanyakan apakah tamu akan segera pindah ke kamar yang baru. Tawarkan bantuan untuk membantu mengepak barang bawaan tamu.  Beri tahu tamu anda akan membantu mengecek kamar untuk memeriksa bila ada barang tamu yang tertinggal.  Bila telah selesai, keluarkan barang tamu dan tempatkan di trolley dengan aman.  Matikan semua lampu, TV, AC dan tutup pintu kamar.  Antar tamu ke kamar yang baru.  Ketuk pintu kamar sebutkan identitas “PorterBellboy….please” 3x.  Buka pintu perlahan-lahan, pastikan status kamar Vacant ready. Masuk ke kamar, buka tirai, cek semua lampu, TV dan hidupkan AC. Universitas Sumatera Utara  Persilahkan tamu masuk ke kamar.  Masukan barang-barang bawaan tamu dan tempatkan pada tempat yang semestinya.  Tawarkan untuk membantu membongkar barang bawaan tamu dan mengatur penempatannya.  Bila sudah selesai mohon diri pada tamu dan tutup pintu kamar perlahan-lahan.  Lengkapi bellboy errand card dan serahkan kunci kamar lama dan 1 lembar copy room change slip pada receptionist dan 1 lembar lainnya pada FOC.  Serahkan Bellboy Errand Card dan Room Change slip kepada Bell Captain  Adapun metode penanganan barang bawaan tamu yaitu  Lifting adalah teknik mengangkat barang tamu. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam mengangkat barang bawaan tamu dengan mengenali tanda yang ada pada barang seperti  Tanda-tanda teknik pengangkatan barang  Stacking adalah teknik meletakkan atau menumpuk barang dengan cara yang benar dan tepat untuk menghindari kerusakan atau keretakan pada barang. Teknik meletakkan barang tersebut juga berlaku bagi bellboy bila meletakkan barang pada kereta barang dan pada bagasi bus atau taxi.  Menumpuk dan meletakkan tas barang yang paling keras dibagian bawah  Menumpuk dan meletakkan tas barang yang paling tebal dibagian bawah  Menumpuk dan meletakkan tas barang yang paling besar dibagian bawah Universitas Sumatera Utara Pelayanan Pengemasan Barang Bawaan Tamu Prosedur penanganan barang bawaan tamu rombongan pada saat kedatangan menurut Mudastera 198980 dalam Uniformed Service adalah sebagai berikut 1 Kedatangan tamu a Persiapan awal saat kedatangan barang-barang bawaan tamu rombongan. -. Group Informasi Group informasi adalah informasi-informasi yang dibutuhkan hotel bagi group yang akan tiba di hotel tersebut. Informasi yang biasanya terdapat di dalam group informasi antara lain -Nama group / Jumlah orang -Waktu kedatangan -Waktu keberangkatan -Pelayanan yang diinginkan, Misalnya jenis kamar, meals, transfer dan layanan lainnya. Group informasi ini dibutuhkan oleh Bell Captain untuk menjadwalkan Bellboy saat kedatangan group. - Rooming list Rooming List adalah daftar nama-nama tamu rombongan yang dilengkapi oleh group sebelum kedatangan dan di gunakan oleh hotel registrasi. 2 Penerimaan barang Biasanya penerimaan barang-barang bawaan tamu rombongan dilakukan di main entrance. a. Memeriksa Rooming list Bellcaptain memeriksa Rooming list, apakah ada perubahan dalam penentuan nomor kamar bagi tamu rombongan. b. Menurunkan barang-barang Yang perlu diperhatikan dalam menurunkan barang-barang tamu dari kendaraan adalah dimulai yang paling bawah, kemudian harus memperhatikan beberapa tanda,”This way up”, “fragile”, atau “keep dry”. c. Meletakkan barang Menangani barang harus dengan hati-hati. Saat meletakkan barang-barang bawaan tamu, letakkanlah sesuai dengan tipe barang-barang-barang-barang tersebut dan diletakkan berbanjar agar mudah dalam perhitungan. d. Memeriksa Bell Captain /Concierge harus menghitung jumlah batang serta keadaan dari barang-barang tersebut. Jika ada kerusakan dari barang-barang yang telah diterima, maka harus segera dilaporkan kepada Tour leader atau guide dari travel agency yang menangani tamu rombongan yang bersangkutan. Jumlah barang-barang yang telah diterima juga harus dilaporkan dan ditulis pada rooming list. f. Memberikan kartu barang luggage tag pada barang-barang yang telah dihitung. g. Menuliskan nomor kamar pada barang-barang yang telah di berikan kartu barang sesuai dengan nomor kamar yang ada di rooming list dengan cara mencocokkannya dengan nama yang ada pada masing-masing barang. 3 Pengiriman Barang a. Cara pengiriman - Berdasarkan lokasi Saat mengirim barang-barang tamu rombongan, barang-barang dapat di kirim pada satu lokasi jika jumlah barang tidak terlalu banyak. - Berdasarkan Lantai Jika hotel memiliki beberapa lantai, maka bellboy harus mengirim barang-barang tamu rombongan per lantai dengan menggunakan servive elevator sesuai dengan SOP di hotel yang bersangkutan. - Berdasarkan nomor kamar barang yang harus dikirim berdasarkan nomor kamar. Barang-barang yang telah diberi nomor kamar dapat dikirim langsung ke kamar. Jika ju lah barang tidak terlau banyak, satu orang bellboy dapat mengirim barang ke lantai dan nomor kamar yang berbeda. 4 Penggunaan Peralatan Agar Bellboy dapat membawa lebih dari satu barang, terutama untuk barang-barang bawaan barang tamu rombongan, hotel dilengkapi dengan kereta barang. Ini dapat membawa lebih banyak barang dantidak membuang banyak waktu serta energi. Kereta barang ada dua jenis yaitu kereta barang trolley, kereta barang elektrik 5 Rute yang efektif Pada saat mengirim barang Bellboy melalui beberapa rute, antara lain - Main entrance Rute awal yang dilewati adalah Main entrance. Sebelum di kirim, barang-barang diletakkan terlebih dahulu di main entrance dan selanjutnya dinaikkan ke dalam kereta barang. - Lobby Jika bellboy membawa barang-barang dengan menggunakan kereta barang, harus dibawa dengan hati-hati dan barang-barang tidak sampai menyentuh lantai. Dari main entrance, biasanya barang-barang dibawa melewati lobby. - Servive/elevetor tamu. Setelah melewati lobby, biasanya barang-barang melewati servive elevator atau elevator tamu. Jangan lupa untuk memperhatikan pintu dan dinding lift sehingga barang-barang tidak sampai menyentuhnya. Setelah melewati lift barang-barang akan melewati koridor. Barang-barang tidak boleh menyentuh dinding koridor untuk menghindari kerusakan dari barang-barang tersebut. - Kamar tamu Rute terakhir yang dilewati adalah kamar tamu. Letakkan kereta barang di tempat yang aman di depan kamar dalam koridor. Ketuklah pintu sebelum masuk, kemudian letakkanlah barang pada luggage rack pada posisi yang benar. 6 Pencatatan a Rooming List Concierge/Bell Captain menggunaka list ini untuk mencatat jumlah barang-barang bawaan tamu rombongan yang telah dikrim ke kamar. Informasi yang dapat dicatat pada rooming list antara lain - Jumlah kamar pada setiap kamar. - Jumlah barang-barang bawaan tamu rombongan keseluruhan. - Deskripsi barang-barang bawaan tamu rombongan. b Bellboy Errand Card Bellboy Errand Card diisi sama seperti dalam menangani kedatangan tamu perorangan informasi yang ditulis adalah jumlah barang setiap kamarnya dan jumlah barang tamu rombongan keseluruhan. 7 Prosedur Penanganan Barang Bawaan Tamu Rombongan Pada Saat Keberangkatan Ada beberapa prosedur yang dilaksanakan dalam penanganan barang bawaan tamu rombongan saat keberangkatan. Menurut Made Mudastera 1989 94 prosedur tersebut adalah sebagai berikut 1 Pengumpulan a Persiapan sebelum keberangkatan barang-barang bawaan tamu rombongan. Sebelum keberangkatan barang-barang bawaan tamu rombongan, seksi Uniform service harus benar-benar melakukan persiapan yang matang. Dengan persiapan ini, Bell Captain dapat mudah menangani proses pemindahan barang-barang tamu rombongan. Persiapan-persiapan yang dilakukan antara lain mengirim Group Luggage Message. Group Luggage Message adalah pesan yang dikirim kepada Tour leader untuk mendapatkan informasi yang pasti. Waktu pengumpulan barang-barang secara khusus ditanyakan. Bellcaptain harus mengetahui waktu pengumpulan barang-barang bawaan tamu rombongan paling lambat satu hari sebelum keberangkatan. Bell Captain dapat menanyakan secara langsung kepada tour leader atau mengirimkan pesan yang menanyakan informasi tentang keberangkatan tamu rombongan tersebut khususnya mengenai barang-barangnya. Namun terkadang disaat kedatangan, tour leader memberitahukan bellcaptain tentang waktu keberangkatan tamu-tamu rombongan tersebut dan waktu pengumpulan barang-barang mereka. Saat kedatangan, perlatan sangat diperlukan untk membawa barang-barang bawaan tamu rombongan. Begitu juga pada saat keberangkatan, peralatan, yang diperlukan sama halnya dengan pada saat kedatangan yaitu Hand luggage cart trolley dan electric luggage cart. Penggunaan alat ini disesuaikan dengan SOP di hotel yang bersangkutan. c Pengumpulan barang Bellcaptain harus mengirim Bellboy beberapa menit sebelum waktu pengumpulan barang-barang yang telah ditetapkan oleh tour leader. Bellboy menggunakan kereta barang dan membawa rooming list dan bellboy errand card untuk mencatat jumlah dua tempat yang mungkin digunakan oleh tamu dalam meletakkan barang-barangnya, yaitu - Diletakkan di kamar Sebelum Bellboy mengambil barang-barang yang ada di dalam kamar, dia juga harus memberitahukan floor supervisor atau roomboy/maid yang menangani kamar yang bersangkutan. Bellboy juga dapat meminta bantuan kepada mereka untuk membukakan pintu jika tidak ada tamu di kamar. - Diletakkan di luar kamar. Bellboy juga harus memberitahukan floor supervisor atau roomboy/maid bahwa tamu sudah check-out. d Ada beberapa tahapan yang dilalui bellboy di dalam mengumpulkan barang-barang bawaan tamu rombongan antara lain - Mengumpulkan barang berdasarkan lokasi/lantai/ nomor kamar. Pertama, Bellboy mengumpulkan barang berdasarkan lokasi kamar, kemudian lantai dimana kamar tersebut berada, dan terakhir nomor kamar yang bersangkutan. - Memeriksa kamar Bellboy harus memeriksa kamar dan memastikan barang-barang tamu yang tertinggal dan barang-barang hotel yang kemungkinan terbawa tamu. - Meminta kunci kamar Jika tamu masih berada di kamar, Bellboy dapat meminta kunci kamar secara sopan. Namun jika tamu meletakkan barang-barang di luar kamar, kunci kamar dapat diminta langsung ke Lobby. - mengeluarkan barang-barang. Saat mengeluarkan barang-barang dari kamar, keluarkanlah terlebih dahulu barang yang lebih besar dan berat baru kemudian barang-barang yang kecil dan ringan. -. Meletakkan barang-barang di kereta barang. Bellboy harus memperhatikan dinding koridor saat meletakkan kereta barang di depan kamar. Letakkanlah barang-barang yang besar dan berat di bawah barang-barang yang kecil dan ringan. e Penyimpanan Barang - Menyimpan barang Ada beberapa tempat yang digunakan untuk menyimpan barang- barang bawaan tamu rombongan antara lain di luggage room, lobby dan main entrance . - Melaporkan ke Tour Leader / Guide Barang-barang harus dihitung dan diperiksa sama seperti pada saat Bell Captain dengan rooming list melaporkan kepada tour leader. f Pencatatan Pencatatan dilakukan pada 1. Rooming List Informasi-informasi yang dicatat pada Rooming list antara lain jumlah dari barang setiap kamar, jumlah barang serta secara keseluruhan dan jenis-jenis barang. 2. Bellboy Errand Card Pengisian dilakukan sama halnya pada saat kedatangan tamu rombongan tersebut. Setelah bellboy Errand Card di isi dengan jumlah barang-barang tamu rombongan, plat nomor kendaraan yang membawa barang-barang tersebut, kemudian bellboy Errand Card diserahkan ke kasir untuk diminta memeriksa Bill tamu rombongan tersebut. Jika bill tamu telah di bayarkan maka kasir akan memberikan cap PAID pada bellboy errand card, jika belum kasir akan memberitahukan kepada bellcapatain agar selanjutnya di beritahukan ke tour leader. f Pengangkutan barang Biasanya setelah tour leader atau perwakilan dari travel agent menandatangani rooming list,rekening tamu telah dibayar, dan semua kunci kamar telah dikembalikan, barang-barang tamu rombongan sudah dapat dinaikkan ke dalam bus atau truk. Saat mengangkat dan menaikkkan barang-barang harus dijag agar tidak sampai rusak terutama di bagian pegangannya. Saat menumpuk barang, harus diperhatikan tanda-tanda seperti “this way up”, “fragile “. g Ucapan perpisahan Ketika tamu rombongan telah meninggalkan hotel, karyawan uniformed service mengucapkan kata-kata perpisahan, seperti “ Goodbye”, “have a nice trip “. Ini diucapkan terutama oleh Doorman yang memberikan kesan pertama dan terakhir untuk tamu. Stress Kerja Handoko 1987 200 menyatakan bahwa ”stress adalah suatu kondisi ketegangan yang mempengaruhi emosi, proses berpikir, dan kondisi seseorang”. Stress berasal dari dua sumber utama, yaitu on the job dan off the job. On the job menyangkut kondisi yang berkaitan dengan lingkungan pekerjaan, meliputi kondisi internal dan eksternal. Yang termasuk dalam kondisi internal adalah kondisi fisik, perilaku, kognitif, emosional, dan lain-lain. Sedangkan yang termasuk dalam kondisi eksternal adalah lingkungan fisik, karakteristik pekerjaan, lingkungan, dan lain-lain. Menurut Handoko 1987 201 ada beberapa penyebab stress dalam bekerja yang sering disebut dengan stressor, yaitu a. Beban kerja yang berlebihan. b. Tekanan atau desakan waktu. c. Kualitas supervisi yang buruk. d. Umpan balik tentang pekerjaan yang tidak memadai. e. Wewenang yang tidak mencukupi untuk melaksanakan tanggung jawab. f. Kemenduaan peran role ambiguity. g. Konflik antar pribadi dan kelompok. Stress dapat diselesaikan dengan cara mengurangi kegiatan untuk diselesaikan, menambah waktu untuk mengerjakan, dan memerlukan bantuan untuk mengerjakan. Menerima Tamu Rombongan Prosedur penerimaan tamu rombongan berbeda dengan penanganan untuk tamu perorangan,dikarenakan jumlah kamarnya lebih banyak dan memerlukan perhatian yang khusus dalam hal pencatatan. Beberapa hal khusus tentang proses penerimaan tamu rombongan 1. Lokasi check-in bisa di lobby, di restoran atau di function room. Semua itu tergantung dari besarnya rombongan, banyaknya tamu rombongan yang datang, juga tergantung dari fasilitas yang dimiliki hotel. 2. Pengantaran tamu rombongan ke kamar, tidak semua tamu bisa diantar satu per satu, khusus hanya yang memang memerlukannya karena sama sakali tidak tahu letak kamar atau sulit untuk dijelaskan secara verbal saja. 3. Barang tamu, jika itu merupakan rombongan dari jauh dan membawa barang bawaan yang cukup banyak, maka satu persatu harus dicocokkan dengan tour leader, dan dipastikan bahwa tiap barang mempunyai luggage tag yang menunjukkan nama tamu dan kamar yang ditempati. Hal itu untuk memudahkan pengiriman dan menghindari kehilangan barang atau tertukar dengan tamu lain. 4. Terkadang ada juga rombongan yang barangnya datang beberapa jam sebelum tamunya datang, karena mereka dari luar negeri atau tempat yang jauh sehingga bagasi barang di atur terpisah dengan tamu yang datang. Jika ada kasus demikian, pihak concierge harus menyediakan luggage store, untuk menyimpan semua barang tamu tersebut. Jika tempat penyimpanan barang tidak muat maka barang akan di simpan di area dekat concierge counterbelldesk tetapi diberi pembatas. Berikut ini adalah prosedur penerimaan tamu rombongan di Hotel Pardede Internasional Medan • Tamu memasuki hotel dengan bus atau beberapa kendaraan disambut doorman. Trolley sudah siap di depan lobby. • Kalau perlu ada kendaraan untuk mengangkut barang. • Tambahan personel disiapkan, kalau perlu ada tambahan tenaga supervisor,manager dan security. • Waktu menurunkan barang sebaiknya ada security dan tour leader sebagai saksi jumlah barang. • Tour leader ditemui dulu untuk diantar ke lobby, diajak duduk dan berbincang. • Semua tamu rombongan di persilakan duduk di lobby, lounge atau tempat khusus tidak jauh dari lobby, untuk group check-in. • Welcome drink sudah disiapkan di tempat kedatangan tamu, jika meeting room dipakai untuk menyambut kedatangan tamu, maka welcome drink juga dikirim ke meeting room tersebut. • Bell captain dan bellboy mengurus barang bawaan tamu dan memasang luggage tag. • Pimpinan rombongan mengisi registration card, satu untuk satu rombongan. • Resepsionis memeriksa registration card dengan seksama, biasanya disertai dengan lampiran yang diketik rapi, yang menunjukkan lokasi kamar. • Cara penyerahan kunci kamar yang praktis adalah dengan menyerahkan semuanya ke tour leader. • Bell captain mengatur strategi ke bellboy untuk pendistribusian barang masing-masing tamu ke kamar masing masing. • Tamu dipersilahkan masuk kamar masing masing setelah diberitahukan nomor kamarnya dan mendapatkan kunci kamar masing masing, bellboy membawakan luggage mereka, khusus yang memerlukan diantar saat itu. Jika tamu datang ke kamar terlebih dahulu maka barang bawaannya akan dikirimkan kemudian. • Jika tamu diantar bellboy ke kamar melalui lift, maka tamu dipersilakan masuk lift terlebih dahulu. • Setelah sampai di lantai yang dituju, tamu dipersilahkan keluar lebih dahulu baru bellboy menyusul dibelakangnya. • Apabila jumlah tamu lebih dari empat didalam lift dan dirasa sesak untuk membawa barang tamu kedalamnya, maka bellboy mempersilahkan tamu untuk berangkat dahulu ke lantai tertentu, dan bellboy akan menyusul dengan menggunakan lift yang lain. • Sebelum memasuki kamar, pintu kamar diketuk tiga kali. • Bellboy menaruh barang di luggage rack, meletakkan kunci di panel. • Seorang bellboy yang baik harus bisa menerangkan terlebih dahulu segala fasilitas yang ada di kamar termasuk beberapa pelayanan yang bisa diberikan untuk tamu selama menginap. • Sebelum pergi, sekali lagi menjelaskan bahwa kunci ada di panel dan satu lagi di card holder amplop kunci, diserahkan ke tamu. • Kembali ke bellboy station, mengisi errand card dan menyerahkannya ke captain • Resepsionis mengubah status kamar dari vacant clean ke occupied, dan pesan itu harus dikirim ke semua departemen terkait, misalnya housekeeping, reservation, sales office, dan GM office. Jika hotel telah menggunakan sistem komputerisasi yang canggih, maka sudah ada informasi akan langsung tersebar ke semua departemen secara otomatis dalam detik yang sama. Menerima Tamu VIP Tata urutan pelayanan yang diberikan oleh petugas reception, pada umunya sama di setiap hotel, pelayanan dimulai sejak pertama kali tamu datang ke hotel sampai dengan meninggalkan hotel, pelayanan ini harus memenuhi kebutuhan dan keinginan yang diharapkan tamu oleh karena itu pelayanan di hotel dikenal dengan moto ”Yes I can” yang artinya bahwa segala permintaan tamu dapat di penuhi oleh karyawan hotel, khususnya yang bekerja di bagian operasional. Kronologis pelayanan yang diberikan oleh reception adalah sebagai berikut RegistrasiCheck-inPenetapan Harga KamarPembayaran depositRoom allocation/Mengalokasikan kamarPemberian kunci kamar, kartu tamuguest card, kupon makan meal coupon & kupon minuman selamat datang welcome drink card Pengantaran ke kamarPeriode in-houseBaca Juga Laundry adalah - Meliputi Nama Peralatan yang digunakan di laundry Beserta GambarnyaProsedur check-inProsedur check in untuk tamu individu / peroranganProsedur/tahapan penanganan check in untuk tamu perorangan adalah sebagai berikutTamu yang datang di hotelSetelah kendaraan pengantar mereka memasuki lobby, maka akan disambut oleh seorang doorman untuk membukakan pintu, menyampaikan selamat datang dan menawarkan untuk menurunkan barang bawaannya dari bagasi mobil. Setelah ada tanda persetujuan dari tamu, doorman akan meminta bellboy untuk menurunkan barang tamu dari mobil dan disimpan diatas luggage trolley sampai ke depan pintu utama hotel atau ada yang menempatkan barang bawaan tamu didekat reception counter sambil menanti tamu untuk melakukan registrasi. Dengan suatu alasan bahwa tamu sering mencari barangnya, mulai dari passpor, tanda pengenal diri sampai uang serta barang penting lainnya biasanya ada di salah satu tas yang dibawakan mengarahkan atau mengantarkan tamu ke reception counter atau front desk. Sampai di counter, tamu akan disambut oleh receptionis dengan ucapan selamat datang dan menawarkan bantuan sambil tersenyum. Di front office counter, receptionist akan menanyakan apakah tamu sudah melakukan pemesanan kamar atau belum, pertanyaan selanjutnya adalah, apakah reservasi yang dilakukan itu melalui perusahaannya atau travel agent. Jika tamu menyatakan telah melakukan pemesanan kamar sebelumnya maka reception akan mencari data tentang pemesanan yang telah dibuat untuk mempercepat proses tamu sudah melakukan pemesanan kamar, maka petugas reception akan memastikan pemesanan kamarnya dan melihat metode pembayarannya jika pembayarannya menjadi tanggungan perusahaan maka petugas akan menanyakan surat jaminan yang berupa guarantee letter GL, atau travel agent registration form dengan cara meminjam identitas tamu yang dapat berupa passpor, KTP, SIMMenyiapkan guest card dan key card, dan menerangkan check-out time dan beberapa fasilitas pentingMemberikan kupon sarapan dan kupon lain serta menerangkan kegunaanyaReception mengucapkan selamat beristirahat Prosedur check-in untuk tamu rombonganProsedur check in untuk tamu rombongan berbeda dengan penanganan untuk tamu perorangan, dikarenakan jumlah kamarnya lebih banyak dan memerlukan perhatian yang khusus dalam hal hal khusus tentang proses check-in tamu rombonganLokasi check-in bisa di lobby, di restoran atau di function room. Semua itu tergantung dari besarnya rombongan, banyaknya tamu rombongan yang datang, juga tergantung dari fasilitas yang dimiliki tamu rombongan ke kamar, tidak semua tamu bisa diantar satu per satu, khusus hanya yang memang memerlukannya karena sama sakali tidak tahu letak kamar atau sulit untuk dijelaskan secara verbal tamu, jika itu merupakan rombongan dari jauh dan membawa barang bawaan yang cukup banyak, maka satu persatu harus dicocokkan dengan tour leader, dan dipastikan bahwa tiap barang mempunyai luggage tag yang menunjukkan nama tamu dan kamar yang ditempati. Hal itu untuk memudahkan pengiriman dan menghindari kehilangan barang atau tertukar dengan tamu ada juga rombongan yang barangnya datang beberapa jam sebelum tamunya datang, karena mereka dari luar negeri atau tempat yang jauh sehingga bagasi barang di atur terpisah dengan tamu yang datang. Jika ada kasus demikian, pihak concierge harus menyediakan luggage store, untuk menyimpan semua barang tamu tersebut. Jika tempat penyimpanan barang tidak muat maka barang akan disimpan di area dekat concierge counter/belldesk tetapi diberi ini adalah prosedur penanganan check in untuk tamu rombonganTamu memasuki hotel dengan bus atau beberapa kendaraan disambut doormanTrolley sudah siap di depan lobbyKalau perlu ada kendaraan untuk mengangkut barangTambahan personnel disiapkan, kalau perlu ada tambahan tenaga supervisor, manager dan menurunkan barang sebaiknya ada security dan tour leader sebagai saksi jumlah leader ditemui dulu untuk diantar ke lobby, diajak duduk dan berbincangSemua tamu rombongan di persilakan duduk di lobby, lounge atau tempat khusus tidak jauh dari lobby, untuk group check-inWelcome drink sudah disiapkan di tempat kedatangan tamu, jika meeting room dipakai untuk menyambut kedatangan tamu, maka welcome drink juga dikirim ke meeting room captain dan bellboy mengurus barang bawaan tamu dan memasang luggage tagPimpinan rombongan mengisi registration card, satu untuk satu rombonganReceptionist memeriksa registraton card dengan seksama, biasanya disertai dengan lampiran yang diketik rapi, yang menunjukkan alokasi penyerahan kunci kamar yang praktis adalah dengan menyerahkan semuanya ke tour captain mengatur strategi ke bellboy untuk pendistribusian barang masing-masing tamu ke kamar masing dipersilakan masuk kamar masing masing setelah diberitahukan nomor kamarnya dan mendapatkan kunci kamar masing masing, bellboy membawakan luggage mereka, khusus yang memerlukan diantar saat itu. Jika tamu datang ke kamar terlebih dahulu maka barang bawaannya akan dikirimkan tamu diantar bellboy ke kamar melalui lift, maka tamu dipersilakan masuk lift terlebih sampai di lantai yang dituju, tamu dipersilakan keluar lebih dahulu baru bellboy menyusul jumlah tamu lebih dari empat didalam lift dan dirasa sesak untuk membawa barang tamu kedalamnya, maka bellboy mempersilakan tamu untuk berangkat dahulu ke lantai tertentu, dan bellboy akan menyusul dengan menggunakan lift yang memasuki kamar, pintu kamar diketuk tiga kaliBellboy menaruh barang di luggage rack, meletakkan kunci di panelSeorang bellboy yang baik harus bisa menerangkan terlebih dahulu segala fasilitas yang ada di kamar termasuk beberapa pelayanan yang bisa diberikan untuk tamu selama pergi, sekali lagi menjelaskan bahwa kunci ada di panel dan satu lagi di card holder amplop kunci, diserahkan ke tamuKembali ke bellboy station, mengisi errand card dan menyerahkannya ke captainReceptionist mengubah status kamar dari vacant clean ke occupied, dan pesan itu harus dikirim ke semua departemen terkait, misalnya housekeeping, reservation, sales office, dan GM office. Jika hotel telah menggunakan sistem komputerisasi yang canggih, maka sudah ada informasi akan langsung tersebar ke semua departemen secara otomatis dalam detik yang sama. Cara lama, mungkin terjadi di beberapa hotel, semua data tamu akan dimasukkan rekening yang ditangani oleh front office penanganan check-in tamu VIPCheck-in untuk tamu penting yang biasa disebut dengan singkatan VIP Very Important Person dilakukan sedikit berbeda dengan check-in yang biasa. Tamu VIP adalah orang yang dianggap penting oleh pihak hotel, antara lain kepala negara, menteri, pimpinan perusahaan pelanggan, owner hotel. Check-in akan dilakukan secepat mungkin. Bila tamu sudah melakukan pemesanan sebelumnya maka registration form sudah disiapkan terlebih dahulu. Data diambil dari hasil koresponden saat pemesanan kamar, atau bisa juga diperoleh dari ajudan tamu tersebut. Biasanya pimpinan pemerintahan akan mengutus ajudannya terlebih dahulu untuk melakukan pemesanan kamar. Dengan demikian maka tamu hanya akan tanda tangan saja ketika sampai di counter front bisa juga dilakukan di kamar tamu tersebut, jika tamu datang maka bisa langsung ke kamar, tanpa harus ke counter depan terlebih dahulu. Adapun urutan secara terinci adalah sebagai berikutGuest card dan key card sudah siap sebelum tamu datangMencocokkan nama tamu dengan data di reservasiMemastikan welcome card dan fruit basket sudah ada di kamar, ada juga hotel yang memberikan coklat atau minuman spirit sebagai amenities untuk dilakukan di kamar dan kartu identitas passpor atau KTP dan ada jaminan dari sarapan, dan kupon lain sudah dijadikan satu di guest cad, kemudian GRO diminta untuk mengantar tamu VIP sampai ke kamar, GRO memberikan guest card kemudian sambil menyebutkan nomor selamat beristirahat dan magic wordsJika GRO mengantar sampai ke kamar, maka GRO menunjukkan cara membuka pintu dan mempersilakan tamu masuk terlebih dahuluBellboy dan barang antar dan bukakan pintu tamuSetelah pintu dibuka GRO meletakkan kunci di panel power yang memungkinkan semua electric power terbuka, bisa menyala dan berfungsi semua mulai dari lampu, TV, jam alarm, radio, AC dan perangkat elektronik menata barang di luggage rack dengan rapiGRO menerangkan kegunaan beberapa peralatan, serta fasilitas yang tersedia di kesempatan tamu untu menanyakan yang kurang jelas, dan menawarkan tamu jika ada hal lain yang perlu di kerjakaan GRO maupun kembali ke GRO dek dan mengisi keterangan bahwa tamu sudah check-inBellboy kembali ke Concierge counter dan mengisi errand card, setelah selesai menyerahkannya ke bell captain sebagai laporan bahwa tugas check in telah memastikan bahwa kamar tersebut statusnya sudah berubah dari vacant clean ke occupied, menyiapkan bill, memberi keterangan tentang special request atau pesan khusus bagi tamu tersebut ke departemen terkait, misalnya ada pesan atau surat, disampaikan ke concierge, meminta tambahan air mineral, disampaikan ke housekeeping, tamu tidak mau turn down, diberitahukan ke HK, tamu minta menu restoran, diteruskan ke F&B, pesan limo waktu check-out, pesan disampaikan ke concierge, tamu meminta wake up call, ditindaklanjuti ke operator, dan hotel non komputer sistem, dilanjutkan mengisi rack slip, jika perlu balancing room lagi. Baca Juga Struktur Organisasi Laundry dan Standard Operational Procedur Secara LengkapDemikian Penjelasan Tentang Tata Urutan Pelayanan di Reception dan Prosedur check in untuk tamu individu / perorangan / VIP. Semoga bermanfaat

jelaskan prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan